Privacy statement Berkman

Inleiding

Berkman Energie Service B.V. (hierna: ‘Berkman’) verzamelt en verwerkt in het kader van haar activiteiten persoonsgegevens. Berkman hecht waarde aan uw vertrouwen in haar organisatie en doet er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen. Zij heeft haar privacy­verklaring voor
(hierna: ‘privacyverklaring’) dan ook ingericht conform de Algemene Verordening Gegevens­bescherming (hierna: ‘AVG’).

Indien u reeds klant bent van Berkman of een nieuwe klant wordt, dan is deze privacyverklaring op u van toepassing. Deze privacy­verklaring is verder van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Berkman. Berkman behoudt zich het recht voor om haar privacyverklaring te wijzigen. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in juli 2024.

Verwerking (persoons)gegevens

Berkman verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de (klant)relatie die u met ons heeft en de in deze privacyverklaring opgenomen doeleinden. Berkman verwerkt de navolgende categorieën persoonsgegevens:

• Voorkeursgegevens: zoals contracttype, contracttaal, betalingsmethode, prijstype;
• Beveiligingsgegevens: zoals wachtwoorden, informatie over beveiligingsincidenten;
• Technische gegevens: zoals technische gegevens van het verbruikspunt van de klant;
• Financiële gegevens: zoals creditcardnummer, bankgegevens;
• Identificatiegegevens: zoals naam, medewerkersnummer, RFID-sleutelnummer;
• Gedragsgegevens: zoals klantprofilering en ander informatie afgeleid van uw gebruik van onze diensten, inloggegevens;
• Communicatie: zoals uw antwoorden op enquêtes en andere feedback en communicatie ie u ons stuurt;
• Gegevens over uw gebruik van onze service: zoals gegevens over energie-/elektriciteits­verbruik
• Apparaat gegevens van de computer: zoals IP-adres, cookiegegevens;
• Contactgegevens: zoals e-mailadres, telefoonnummer, factuuradres, geboortedatum, aflever­adres voor RFID-sleutels bijv.;
• Contractgegevens: zoals betalingsvoorwaarden, chassisnummer voertuig en kenteken voertuig.

Bronnen verkregen persoonsgegevens

De verwerkte persoonsgegevens omvatten gegevens die van u worden ontvangen. Op het moment van de bestelling, op het moment dat u lid wordt van onze service of tijdens de klantrelatie. Ook ontvangt Berkman de waargenomen gegevens uit uw gebruik van onze apparaten en/of diensten. Berkman kan ook afgeleide gegevens verwerken die zijn afgeleid van of geconcludeerd op basis van de ontvangen gegevens.

Berkman ontvangt tevens ook persoonsgegevens van haar partners. Met deze partners heeft Berkman een verwerkersovereenkomst of soortgelijke overeenkomst gesloten om uw persoonsgegevens te beschermen. Het verkrijgen en/of verwerken van persoonsgegevens via haar partners kan onder meer zijn door toegang te hebben in een online omgeving en/of apps.

Indien u niet akkoord gaat met onze privacyverklaring, kan dat consequenties hebben voor de contractuele verplichtingen die Berkman met u heeft en met haar partners, waaronder maar niet beperkt tot de beëindiging van de contractuele relatie.

Doeleinden

Berkman verwerkt persoonsgegevens alleen voor vooraf gedefinieerde doeleinden. De doeleinden waarvoor Berkman persoonsgegevens verwerkt zijn:

• Klantrelatie (bijv. versturen van contact gerelateerde kennisgeving, product- of service gerela­teerde kennisgeving of updates, klantbegeleiding);
• Contract- en productmanagement;
• Het leveren, beheren en onderhouden van de service (bijv. licentiebeheer voor eindgebruikers, onderzoeken en oplossen van technische problemen);
• Identificatie van betrokkenen;
• Opschorting van geleverde diensten;
• Opslaan van ontvangst- en transactiegegevens;
• Contract- factuurarchivering;
• Leveren van goederen en diensten, inclusief retourbeheer;
• Klachten- oen geschillenbeheer, inclusief eisen tot schadevergoeding;
• Overdracht van persoonlijke gegevens (inclusief overdracht en openbaarmaking);
• Facturering en incasso;
• Terugbetaling van klanten;
• Interne rapportage;
• Het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims;
• Partnerrapportage;
• Product- en serviceontwikkeling, inclusief feedback en enquêtes;
• Klanttevredenheidsonderzoek;
• Communicatie met leveranciers;
• Bescherming tegen fraude.

Verwerkingsgronden

Om uw persoonlijke gegevens te kunnen verwerken, baseren wij ons op verschillende rechtsgrondslagen:

• Uw toestemming. Als wij ons baseren op uw toestemming als rechtsgrondslag voor de verwerking van uw gegevens, kunt u uw toestemming ten alle tijde intrekken;
• De noodzaak om een contractuele relatie met u aan te gaan en onze contractuele verplichtingen na te komen. Deze verwerkingsgrondslag is aan de orde voor onze klanten die gebruik maken van de tank- en laadpassen;
• De noodzaak voor ons om te voldoen aan een wettelijke verplichting (we zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht om bepaalde gegevens gedurende een bepaalde periode op te slaan) en om Berkman vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen tegen juridische claims;
• De noodzaak om onze legitieme belangen na te steven, waaronder:
  • Interne rapportage;
  • Partnerrapportage;
  • Product- en serviceontwikkeling inclusief feedback en enquêtes;
  • Overdracht van persoonlijke gegevens (inclusief overdracht en openbaarmaking);
  • Eisen van compensatie;
  • Incasso.
• De noodzaak om de vitale belangen van een persoon te beschermen.

Geautomatiseerde besluitvorming

We kunnen beslissingen over u nemen door middel van geautomatiseerde besluitvorming. Zoals het geautomatiseerd bijhouden van uw mogelijke schuld aan Berkman door eerder onbetaald gebruik van onze diensten.

Onze geautomatiseerde besluitvormingsprocedure kunnen van invloed zijn op uw vermogen om gebruik te maken van onze diensten. Het kan zijn dat we dit moeten doen om onze wettelijke verplichtingen na te komen of omdat het nodig is om een contract tussen u en ons aan te gaan of uit te voeren. Dit betekent dat als we opstaande facturen hebben, we uw account kunnen deactiveren totdat de factuur is betaald.

Als we een beslissing over u hebben genomen uitsluiten op basis van geautomatiseerd proces (bijv. door automatische profilering) en dat uw vermogen om de diensten te gebruiken beïnvloed of een ander belangrijk effect op u heeft, kunt u vragen om niet te worden onderworpen aan een dergelijke beslissing, tenzij we u kunnen aantonen dat een dergelijke beslissing noodzakelijk is voor het aangaan of de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Berkman streeft ernaar de periode waarin de persoonsgegevens worden opgeslagen tot een minimum te beperken. Berkman verwerkt uw persoonsgegevens dan ook alleen voor zover en zolang dat nodig is voor de doeleinden van de gegevensverwerking.

Als algemene regel geldt dat uw persoonlijke gegevens worden bewaard voor de duur van de klantrelaties en voor een periode van drie (3) jaar vanaf het einde van de klantrelatie. Informatie over bijvoorbeeld transacties wordt op wettelijke basis minimaal tien (10) jaar bewaard. Berkman stelt datatype specifieke bewaartermijnen vast voor de persoonsgegevens die zij bewaart en evalueert deze regelmatig. Zodra persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, zal Berkman deze zo spoedig mogelijk verwijderen of anonimiseren.

Indien u vrijblijvend contact heeft gehad met Berkman, zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd nadat duidelijk is dat geen opdrachtrelatie tot stand zal komen.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens

Berkman verkoopt en verhandelt geen persoonlijke gegevens aan derden. Persoonlijke gegevens kunnen bekend worden gemaakt aan onze bevoegde werknemers of gelieerde onder­nemingen voor zover dit noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. De gegevens zullen nooit beschikbaar zijn voor alle medewerkers, maar voor een beperkt aantal bevoegde personen. We maken ook gebruik van derden als onze gegevensverwerkers om ons te helpen bij het ontwikkelen, leveren, onderhouden van onze producten en diensten, en om onze andere doeleinden te vervullen zoals gedefinieerd in deze privacyverklaring. Wanneer een derde partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, zorgen we er via contractuele afspraken altijd voor dat de verwerking van persoonsgegevens altijd veilig en in overeenstemming met de privacywetgeving voor gegevens­verwerking wordt uitgevoerd.

Onderstaand een lijst van categorieën van derden die gegevens verwerken (=gegevensverwerkers):

• Dienstverleners (zoals afdrukservices, installatiepartners, klantenserviceverleners);
• Aanbieders van betalingsdiensten;
• Cloud dienstverleners;
• Laderfabrikanten;
• Aanbieders van roamingsplatforms;
• IT-dienstverleners en adviesbureaus (bij. ontwikkelaars, ontwerpers en testers);
• Partners voor service en onderhoud (bijv. reparatie en onderhoud;
• Lader leveranciers van Cloud systemen;
• Leveranciers van diensten en systemen voor facturering en incasso;
• Aanbieders van datahostingsystemen (Microsoft Azure);
• Leveranciers van software en tools (bijv. voor softwareontwikkeling, bedrijfsanalyse, verkoop, marketing, werkorderbeheer, klantrelatiebeheer, online vergaderen en communicatie);
• Operationele bedrijven zoals het postkantoor of koeriersdiensten;
• Onderzoeksbedrijven (bijv. het uitvoeren van klanttevredenheids- of product- en service­ontwikkelingsonderzoek);
• Leveranciers van telecommunicatiesystemen;
• Relaties deelnemend aan medewerkersprogramma’s.

Uw persoonlijke gegevens kunnen worden doorgegeven aan autoriteiten wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn op basis van verzoeken van bevoegde autoriteiten in overeenstemming met de bestaande privacywetgeving.

Verstrekking aan derden

In beginsel zal Berkman uw persoonsgegevens niet verstrekken aan een derde partij. Echter, in het kader van de dienstverlening en contractuele afspraken kan Berkman persoonsgegevens met derden delen. De persoons­gegevens worden enkel gedeeld indien dit voor de dienstverlening noodzakelijk is. Dit kan omvatten:

• Het verstrekken van (een deel van) uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van een overeenkomst of andere wettelijke grondslag en/of om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichting (zoals een justitieel verzoek);
• Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan externe dienstverleners, zoals IT providers/ automatiseerders, marketing en/of communicatieadviseurs, beheerders voor opslag van documenten of andere leveranciers voor bepaalde ondersteunende diensten;
• Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor minimaal hetzelfde beveiligingsniveau als bij Berkman ten aanzien van de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Berkman blijft verantwoordelijk voor deze verwerking. Daarnaast kan Berkman uw persoonsgegevens met uw nadrukkelijke toestemming aan andere derden verstrekken;
• Berkman kan uw gegevens ook delen met andere gelieerde ondernemingen wanneer daar een wettelijke grondslag voor bestaat.

Berkman zal uw persoonsgegevens alleen bekendmaken/overdragen aan de bovengenoemde derden voor de doeleinden en op de wettelijke basis die in deze privacyverklaring worden vermeld. Voor zover een derde partij uw persoonsgegevens als verwerker van Berkman verwerkt, eist Berkman dat alle derden zich in dezelfde mate houden aan de wettelijke bepalingen voor de bescherming van uw persoonlijke gegevens, door middel van het sluiten van een verwerkersovereenkomst. In alle andere gevallen zijn derden zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG en/of andere toepasselijke wetgeving en Berkman is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de verwerking van uw persoons­gegevens door deze derden.

Verstrekking persoonsgegevens aan derde landen

In beginsel geeft Berkman geen persoonsgegevens door buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EER). Indien echter persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de EU of de EER, hanteert Berkman passende waarborgen in overeenstemming met bestaande privacywetgeving, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Beveiliging

Berkman neemt de bescherming van uw gegevens serieus en past passende maatregelen toe om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Deze maatregelen omvatten het gebruik van Identity and Acces Managementsystemen om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot persoonlijke gegevens, het gebruik van firewalls, IP-filters, mulitifactorauthenticatie, pseudonimisering en versleuteling van gegevens, gedetailleerde instructies en trainingen voor personeel over de bescherming van persoonlijke gegevens en zorgvuldige afweging bij het selecteren van onze serviceproviders die namens ons betrokken zijn bij de verwerking van persoonlijke gegevens.

Als uw de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Privacy Officer (klantenservice@berkman.nl).

Cookies of gelijksoortige technologieën

Wanneer u onze websites, diensten, applicaties, communicatiediensten (zoals e-mail) en hulpmiddelen bezoekt of gebruikt, kunnen wij cookies, web beacons en gelijksoortige technologieën voor het opslaan van informatie gebruiken met als doel u een betere, snellere en veiligere browserervaring te kunnen bieden. In sommige gevallen koppelen wij daarbij cookies van onze websites aan bij ons bekende klantgegevens. Dit doen wij om de inhoud van onze communicatie zo goed mogelijk op uw persoonlijke voorkeur af te stemmen.

Berkman past bovendien Google Analytics toe, een service die wordt aangeboden door Google. Hiermee kan het bezoek aan de website worden geanalyseerd. Met de daaruit verworven inzichten kunnen de website en dienstverlening worden verbeterd. De verkregen informatie wordt overgebracht naar Google en door Google opgeslagen.

Berkman plaatst video’s op haar website middels Youtube.com en Vimeo.com. Indien u een video bekijkt op onze website kan eveneens door deze platforms gebruikt worden gemaakt van cookies of gelijksoortige technologieën.

Website

Om de website zo goed mogelijk in te richten naar de wensen van de gebruikers en de dienstverlening te verbeteren, verzamelen en analyseren wij informatie die verbonden is aan het gebruik van deze website, zoals domeinnaam, het aantal hits, welke pagina’s zijn bezocht, vorige bezochte sites en de duur van een gebruikerssessie. Wij analyseren deze gegevens ten behoeve van trends en statistieken. Deze gegevens kunnen worden verzameld via cookies. De cookies bestaan uit een standaard internet technologie die geen personen identificeert en slechts computers herkent. U kunt uw computer zo instellen dat er geen cookies worden geaccepteerd. De gebruikte cookies bevatten geen persoonlijke gegevens en worden alleen gebruikt om het u gemakkelijk te maken op de website van Berkman Energie Service. Onze website gebruikt cookies voor noodzakelijke, statistieke en marketing doeleinden. Deze gegevens worden gedeeld met derden. Met het gebruiken van onze website ga je akkoord met deze cookies.

De verkregen gegevens worden tevens geanalyseerd door de marketing afdeling van Berkman. Zij analyseren de gegevens met als doel de belangstelling van websitebezoekers te duiden, zodat de informatieverstrekking op de website kan worden afgestemd voor de bezoekers.

U kunt analytische cookies op ieder moment verwijderen. Als u toestemming heeft geweigerd voor het plaatsen van cookies en de cookie verwijdert waarmee dat is geregistreerd, dan zult u opnieuw om toestemming worden gevraagd wanneer u onze website bezoekt.

Cookies hebben een bewaartermijn die varieert tussen de sessieduur en 2 jaar (zie Cookieverklaring). Gegevens die worden geregistreerd zijn o.a. uw IP adres, het aantal bezochte pagina’s, het tijdstip en de duur van het bezoek, uw locatie, de herkomst van het bezoek, het type gebruikte hardware en software en uw zoekgeschiedenis.

Wat zijn Cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites kunnen worden gebruikt om gebruikerservaringen efficiënter te maken.

Volgens de wet mogen wij cookies op uw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor alle andere soorten cookies hebben we uw toestemming nodig. Onze website maakt gebruik van verschillende soorten cookies. Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op onze pagina’s worden weergegeven. Via de cookieverklaring op onze website kunt u uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.

Verklaring Cookiebot

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Als betrokkene heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Naast het recht op inzage, correctie en verwijdering heeft u met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens de volgende rechten:

• Recht op inzage: U heeft het recht op inzage van uw persoonsgegevens, wat inhoudt dat u het recht heeft om bevestiging te krijgen of uw persoonsgegevens als dan niet worden verwerkt en, indien dit het geval is, tevens een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die door Berkman worden verwerkt en andere informatie over de door Berkman uitgevoerde verwerking.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid, wat betekent dat u onder bepaalde omstandigheden het recht om de persoonlijke gegevens te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

• Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste informatie over u gecorrigeerd of aangevuld te krijgen.

• Recht op wissen: U heeft het recht om uw gegevens te laten wissen, als:

• De gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Als u uw toestemming voor een bepaalde behandeling intrekt en er daarna geen rechtsgrond meer is voor Berkman om de gegevens te verwerken;
  • Uw gegevens illegaal verwerkt zijn;
  • De verwerking van uw gegevens niet noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wettelijke vereisten om rechtsvorderingen vast te stellen, af te dwingen of te verdedigen en/of voor archief- onderzoeks- of statistische doeleinden.

• Recht om toestemming in te trekken: U kunt uw gegeven toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens op ieder moment intrekken;

• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking van persoonsgegevens: Wanneer de verwerking wordt uitgevoerd op basis van gerechtvaardigde belangen die door Berkman of door een derde worden nagestreefd, hebt u het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Tenzij Berkman dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kan aantonen, zal Berkman de persoonsgegevens niet langer verwerken. Recht op bezwaar te maken tegen direct marketing – U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Berkman zal de persoonsgegevens dan niet langer voor dergelijke doeleinden verwerken.

• Recht op beperking: U hebt het recht om uw gegevens te beperken gedurende de tijd dat we uw verzoek onderzoek en controleren.

• Recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerd besluit: Als we een besluit over u hebben genomen dat volledig gebaseerd is op een geautomatiseerd proces en het besluit heeft juridische gevolgen of heeft op een andere manier aanzienlijke gevolgen voor u, dan kunt u verzoeken dat het besluit door ons wordt herzien door middel van een hernieuwde en individuele beoordeling. Dit is van toepassing als we niet kunnen bewijzen dat een geauto­matiseerd besluit noodzakelijk is om een overeenkomst tussen u en ons te sluiten of uit te voeren.

• Recht om klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensinspectie of een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat uw persoonsgegevens behandelen in strijd met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. in geval van een inbreuk op uw rechten bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen aan onze Privacy Officer: klantenservice@berkman.nl.

Contact

Vragen, opmerkingen en verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring zijn welkom en kunnen per e-mail worden gericht aan onze Privacy Officer (klantenservice@berkman.nl) of per post naar:

Berkman Energie Service B.V.
Privacy Officer
T.a.v. de heer Michel Bakker
Tuindersweg 34
2991 LR Barendrecht

---